Trong quá trình đánh giá, các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc chứng minh hệ thống CoC của mình theo các hoạt động và hồ sơ liên quan.
Mặc dù, theo yêu cầu của tiêu chuẩn doanh nghiệp biết rằng các hồ sơ cần phải lưu trữ bao gồm những gì và thời hạn lưu là bao nhiêu lâu, các họat động nào cần thực hiện ở đâu trong hệ thống, nhưng khi áp dụng thực tế thì loại hồ sơ nào phải lưu và lưu trong bao lâu và ở từng bộ phận trong hệ thống phải thực hiện và kiểm soát các họat động nào thì hầu hết nhân viên của doanh nghiệp có liên quan đến hệ thống CoC lại không rõ ràng về điều này. Nguyên nhân của việc này có thể do các điều sau:
Một là, do chủ quan của doanh nghiệp muốn tập trung thông tin vào một vài cá nhân chủ chốt trong doanh nghiệp để kiểm soát hệ thống, hạn chế các thông tin đối với các cá nhân liên quan còn lại. Các hồ sơ của hệ thống được tập trung về một vài người để xử lý và từ đó đưa ra một bộ báo cáo cho các đợt dánh giá, với việc làm như vậy các số liệu có sự sai sót không được kiểm tra đối chiếu lại hay do sự “chế biến” các số liệu cho nên con số trên thực tế và trong hồ sơ không thể khớp với nhau. Chưa kể đến năng lực của các cá nhân xử lý số liệu đó cho doanh nghiệp đã đủ để thực hiện việc này chưa và trong trường hợp có sự thay đổi ở những nhân sự này thì việc truy tìm ra số liệu theo thực tế rất khó khăn.
Hai là, do doanh nghiệp chưa phân công trách nhiệm và đào tạo rõ ràng cho hoạt động quản lý hệ thống CoC hay do nguồn nhân lực thiếu quá nhiều để kiểm soát hệ thống, hoạt động thực hiện không liên tục theo yêu cầu của hệ thống, các điều này dẫn đến khi cần thiết thì việc tập trung lại số liệu của hệ thống không thể thực hiện được. Điều này liên quan đến việc tuân thủ điều khoản chung trong Phần 1 của tiêu chuẩn FSC-STD 40-004.
Ba là, do doanh nghiệp chưa vận dụng được như thế nào là nhận diện trực quan và dữ liệu hồ sơ trong việc truy vết nguồn gốc nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong hệ thống CoC, cũng như hệ thống tài liệu thực hiện CoC của doanh nghiệp không đúng với thực tế, cho nên có quá nhiều văn bản phát sinh trong việc thực hiện hệ thống CoC, làm bối rối những người thực hiện hệ thống, phát sinh thêm những công tác thừa không cần thiết làm cho nhân viên mỏi mệt dẫn đến số liệu ghi chép không đầy đủ hay sai lệch, một số nhân viên ở khâu sản xuất thường phải sáng chế thêm các loại “sổ tay” để theo dõi dữ liệu cho cân bằng với các báo cáo. Một số khâu do hình thức giao khoán công việc lại không có người cập nhật và bổ sung hồ sơ kịp thời nên các dữ liệu hồ sơ bị gián đoạn không minh chứng được cho hệ thống thực tế.
Bốn là, không dám điều chỉnh cải tiến hệ thống, bỏ bớt các điểm không hợp lý, nếu như trong hệ thống vẫn còn tồn tại những điểm không hợp lý từ nguồn lực, tài liệu cho đến phương pháp và thực tế thực hiện thì cho dù áp dụng tiêu chuẩn nào cũng gặp nhiều khó khăn và không thể hiệu quả được. Nhiều công ty vẫn thường tranh cãi với nhau về hoạt động nghiệm thu trước (thời điểm cưa xẻ) hay nghiệm thu sau (thời điểm sau sấy) trong quá trình kiểm soát số liệu đầu vào của nguyên liệu, hoặc là nên duy trì hay bỏ cách nhận diện bằng thẻ pallet trong quá trình sản xuất, chỉ bằng những cách kiểm soát khác nhau này thì diển biến số liệu trong hệ thống cũng đã khác nhau khi thực hiện. Tại các vị trí trọng điểm cần kiểm soát số liệu lại không có người thực hiện và kiểm soát thì ở các khâu sau của hệ thống cho dù có bổ sung nhiều người cũng khó mà điều chỉnh cho đúng với thực tế.
Năm là, các số liệu đầu vào của hệ thống không rõ ràng. Trong ngành gỗ hiện nay, việc kiểm soát số liệu nguyên liệu đầu vào theo CoC là rất phức tạp, nhiều doanh nghiệp vì áp lực của kinh doanh đã vi phạm nhiều các yêu cầu của tiêu chuẩn. Các lô nguyên liệu dùng cho lệnh sản xuất không được khai báo rõ ràng, các bảng định mức không phù hợp với nguyên liệu và sản phẩm, xuất kho tùy tiện và cố tình vi phạm yêu cầu về định nghĩa “nhóm sản phẩm FSC”. Đối với các trường hợp này thì việc áp dụng hệ thống theo tiêu chuẩn chỉ là hình thức, cho dù đầu vào có thiếu nguyên liệu FSC thì đầu ra vẫn đủ các sản phẩm dán nhãn FSC. Bản chất của điều này là chính sách nguyên liệu và sự tuân thủ tiêu chuẩn của doanh nghiệp không được thực hiện.
Sáu là, không cập nhật kịp thời các thay đổi của tiêu chuẩn để áp dụng. Hầu hết, các doanh nghiệp sau khi được chứng nhận do phải tập trung cho việc sản xuất và kinh doanh nên đã không thường xuyên xem xét lại tiêu chuẩn và hệ thống tài liệu của mình. Khi tiêu chuẩn FSC thay đổi, các doanh nghiệp đã không kịp thời điều chỉnh lại hoạt động của mình dẫn đến có sự vi phạm các yêu cầu của tiêu chuẩn. Thời gian qua khi tiêu chuẩn FSC-STD 40-005 Ver.No.02 ban hành, hầu hết các doanh nghiệp đã có chứng nhận (nhất là những doanh nghiệp có sản xuất sản phẩm FSC pha trộn) đều không biết hay quan tâm đến điều này nên đã thực hiện hệ thống CoC thiếu so
các yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-CoC.
các yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-CoC.
Bảy là, không áp dụng liên tục và toàn diện cho các hoạt động và đối tượng nguyên liệu. Khi thực hiện hệ thống CoC các doanh nghiệp chỉ chú trọng khi có sản xuất sản phẩm FSC, khi không có sản xuất sản phẩm FSC thì hoạt động hệ thống CoC ít được thực hiện, điều này là sai vì áp dụng một hệ thống kiểm soát theo tiêu chuẩn quốc tế khác với kiểm soát nguyên liệu có chứng nhận, chứng chỉ CoC cấp cho doanh nghiệp là chứng nhận rằng doanh nghiệp đang áp dụng hệ thống kiểm soát dòng nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình theo tiêu chuẩn quốc tế FSC-CoC.
Tám là, sự ngại khó khăn và muốn làm cho có theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Thực tế cho thấy rằng đối với một doanh nghiệp có sự quyết tâm tuân thủ và thực hiện tiêu chuẩn FSC-CoC thì ngoài việc đảm bảo được chứng chỉ CoC cho hoạt động sản xuất kinh doanh còn quản lý kiểm soát có hiệu quả trong quá trình thu mua, bảo quản, sản xuất và bán hàng của mình, có thể tính toán và kiểm soát được các tiêu hao nguyên liệu, quản lý tài sản chặt chẽ và đảm bảo tiến độ sản xuất, an toàn kinh doanh. Điều mà bất cứ nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn trong việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế là đạt được hiệu quả cao trong sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế thì việc áp dụng tiêu chuẩn FSC-CoC của doanh nghiệp chưa được như vậy.
Để giải quyết cho các khó khăn trên, doanh nghiệp cần chú ý những điểm sau:
– Qui định cụ thể các lọại hồ sơ nào cần phải lưu giữ và thời gian lưu, địa điểm lưu trong hệ thống để chứng minh hoạt động vận hành hệ thống. Thông thường, một bộ hồ sơ lưu dùng cho báo cáo là không nên quá 10 loại hồ sơ và dùng cho minh chứng hệ thống là không nên quá 20 loại hồ sơ.- Từng bước thay thế những thói quen không cần thiết trong việc áp dụng, chú ý các điểm trọng yếu của hệ thống (vd: các điểm CCP, các bộ phận còn yếu, các vị trí kiểm soát chưa tốt…) để điều chỉnh cho phù hợp với tiêu chuẩn FSC-CoC và thực tế. Nhận biết và hạn chế những “động tác thừa” trong hệ thống để đảm bảo vận hành hiệu quả.
– Việc kiểm soát thực hiện phải liên tục để tạo thành thói quen áp dụng sau đó mới chuyển sang vận dụng hiệu quả theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Cần có sự cập nhật thông tin liên quan, đào tạo kịp thời để duy trì tốt hệ thống theo yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-CoC.
– Việc kiểm soát thực hiện phải liên tục để tạo thành thói quen áp dụng sau đó mới chuyển sang vận dụng hiệu quả theo tình hình thực tế của doanh nghiệp. Cần có sự cập nhật thông tin liên quan, đào tạo kịp thời để duy trì tốt hệ thống theo yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-CoC.
– Thực hiện vận hành, kiểm soát hệ thống phải được mọi người liên quan trong doanh nghiệp tham gia và các số liệu phải cập nhật liên tục để kiểm soát. Những người kiểm soát cấp cao (Đại diện lãnh đạo/Trưởng ban CoC; Trưởng phòng) không tùy tiện điều chỉnh các số liệu của hệ thống làm mất tính trung thực của hệ thống. Các báo cáo nên thực hiện hàng tháng theo yêu cầu của tiêu chuẩn và tổng hợp lại 6 tháng/1 lần cho công tác đánh giá.
– Rèn luyện tính tuân thủ của nhân viên, cán bộ quản lý về yêu cầu tiêu chuẩn FSC-CoC và các qui định của doanh nghiệp trong hoạt động thu mua, bảo quản, sản xuất và bán hàng đối với nguồn nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm kể cả FSC hay không FSC.
– Sau một thời gian áp dụng (từ 6 tháng đến 12 tháng) nên có các hoạt động kiểm kê để rà soát lại phát hiện các sự sai sót số liệu, điều chỉnh các sai sót theo hướng khắc phục cải tiến hiệu quả không nên xử lý theo hướng tiêu cực, cho qua. Các việc này nên thực hiện trước ngày doanh nghiệp được đánh giá giám sát của Tổ chức chứng nhận để tránh các lỗi nặng trong quá trình đánh giá.
Công ty TNHH Tư Vấn Quản Lý Lương
